Whistleblowing Policy

528 Productions

1. Wettelijk kader

Deze Whistleblowing Policy (hierna: de “Policy”) werd vastgesteld overeenkomstig de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht of nationaal recht melden binnen private juridische entiteiten.

528 Productions bevestigt haar engagement om haar activiteiten uit te oefenen in overeenstemming met de geldende wetgeving, ethische normen en beginselen van behoorlijk bestuur.

2. Doel van de Policy

Deze Policy heeft tot doel:

• het vastleggen van de voorwaarden waaronder meldingen kunnen worden verricht
• het bepalen van het materieel en persoonlijk toepassingsgebied
• het beschrijven van de interne meldingsprocedure
• het waarborgen van vertrouwelijkheid en bescherming tegen represailles
• het regelen van de verwerking en bewaring van persoonsgegevens

Deze Policy doet geen afbreuk aan bestaande wettelijke meldings- of klachtmechanismen.

3. Publicatie en toegankelijkheid

Deze Policy is beschikbaar:

• via de website van 528 Productions
• via de interne communicatiekanalen van de onderneming

4. Toepassingsgebied

4.1 Materieel toepassingsgebied

Deze Policy is van toepassing op meldingen betreffende informatie over inbreuken, waaronder begrepen:

• schendingen van Unierechtelijke of nationale regelgeving
• fraude, corruptie of omkoping
• fiscale of financiële inbreuken
• sociale en arbeidsrechtelijke overtredingen
• consumentenbescherming
• gegevensbescherming en privacy
• milieu-, gezondheids- en veiligheidswetgeving
• andere wettelijke of reglementaire overtredingen

Onder “informatie over inbreuken” wordt verstaan: informatie, inclusief redelijke vermoedens, over feitelijke of potentiële inbreuken.

4.2 Persoonlijk toepassingsgebied

Deze Policy is van toepassing op de volgende melders:

• werknemers en voormalige werknemers
• sollicitanten
• zelfstandige medewerkers, consultants en freelancers
• stagiairs
• bestuurders
• leveranciers, onderaannemers en hun personeelsleden
• iedere persoon die beroepshalve met 528 Productions verbonden is

5. Meldingsvoorwaarden

Bescherming onder deze Policy geldt uitsluitend indien:

• de melder te goeder trouw handelt
• de melder redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie correct was op het moment van melding
• de melding valt binnen het toepassingsgebied van de wet en deze Policy

Meldingen gebaseerd op kwaadwilligheid, misbruik of bewust valse informatie kunnen aanleiding geven tot passende maatregelen, inclusief burgerrechtelijke en strafrechtelijke aansprakelijkheid.

6. Meldingskanalen

6.1 Interne meldingen

Meldingen kunnen worden verricht via:

Email: whistleblowing@528.co

6.2 Ontvangst en opvolging

Na ontvangst van een melding:

• wordt ontvangst bevestigd binnen 7 kalenderdagen
• kan aanvullende informatie worden opgevraagd
• wordt feedback verstrekt binnen een termijn van maximaal 3 maanden

Onder opvolging wordt verstaan: elke handeling gericht op verificatie, beoordeling en eventuele remediëring van de gemelde inbreuk.

6.3 Externe meldingen

Melders behouden het recht om meldingen te verrichten via de wettelijk voorziene externe meldingskanalen, waaronder:

Federale Ombudsman
Leuvenseweg 48 bus 6
1000 Brussel
Belgium

6.4 Openbare bekendmaking

Openbare bekendmaking is uitsluitend toegestaan onder de voorwaarden bepaald in de wet van 28 november 2022.

7. Vertrouwelijkheid

528 Productions waarborgt:

• de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder
• de vertrouwelijkheid van alle informatie die direct of indirect tot identificatie kan leiden
• beperkte toegang tot meldingsinformatie

Openbaarmaking van de identiteit is slechts toegestaan:

• met uitdrukkelijke toestemming van de melder
• indien wettelijk vereist

8. Bescherming tegen represailles

528 Productions verbiedt elke vorm van represailles tegen melders die onder deze Policy bescherming genieten.

Onder represailles wordt onder meer verstaan:

• ontslag
• degradatie
• intimidatie
• discriminatie
• nadelige behandeling

9. Verwerking van persoonsgegevens

528 Productions treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de General Data Protection Regulation (GDPR).

Persoonsgegevens worden verwerkt:

• uitsluitend voor doeleinden verbonden aan de behandeling van meldingen
• met passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
• in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving

Contact inzake gegevensbescherming: privacy@528.co

10. Bewaring van meldingen

528 Productions houdt een vertrouwelijk register bij.

Meldingen en gerelateerde gegevens worden bewaard:

• zolang noodzakelijk voor opvolging en wettelijke verplichtingen
• met naleving van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

11. Toepasselijk recht

Deze Policy wordt beheerst door en geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgisch recht.

12. Wijziging van de Policy

528 Productions behoudt zich het recht voor deze Policy te wijzigen.

Wijzigingen worden gepubliceerd via de gebruikelijke communicatiekanalen.

13. Inwerkingtreding

Deze Policy treedt in werking op 01/02/2026 en geldt voor onbepaalde duur.